La numérotation des documents

Les législations imposent généralement aux documents commerciaux comme les factures d’être numérotés. Le principe de numérotion est laissé libre sous réserve de suivre l’ordre chronologique. BonneFacture vous permet de personnaliser votre numérotation et même de prendre en compte une numérotation faite sur un autre système et donc de pouvoir utiliser les deux en parallèle. Nous allons clarifier ici les subtilités apportées par cette souplesse.

Format

Pour chaque type de document, un format de numérotation est défini la page "Profil utilisateur > Options de messagerie". Dans ce format, la suite de zéros représente le "numéro à courrir" qui sera remplacé par un chiffre qui est incrémenté à chaque émission de document. Les autres caractères ne seront pas remplacés. Vous pouvez par exemple changer FAC en FACT ou mettre le sigle de votre entreprise.

Exemple:

FAC0000 => FAC0001, FAC0002, FAC0003, ...
FACT-CW-000 => FACT-CW-001, FACT-CW-002, FACT-CW-003, ...

Génération, utilisation

Le numéro de document peut être géréré et alloué au document, soit en début de rédaction, soit à m'émission du document, donc au moment où ce dernier est officiellement envoyé à son destinataire. La première option est la plus simple à comprendre, vous créer un document 1, puis 2, puis 3, mais si vous n'envoyez pas l'un des documents ou que vous les envoyez pas dans l'ordre de leur création, cet ordre sera perturbé. Vous pouvez choisir de générer et valider le numéro à l'émission en choisissant l'option "Générer le numéro du message à son émission" sur la page d'option de messagerie.

Chaque numéro est généré en partant du dernier. La page d'option de messagerie permet de savoir où en est la numérotation en affichant le dernier numéro utilisé, et le prochain numéro qui serait généré aujourd'hui.

Eléments de date

Il est possible d'ajouter des éléments de date dans la numérotation pour avoir un numéro du type FACT-2006-2019-10-001 pour la première facture d’octobre 2006-2019. Pour cela vous devez ajouter des codes dans vos réglage de la page "Profil utilisateur > Options de messagerie":

  • %d sera remplacé par le numéro du jour,
  • %m sera remplacé par le numéro du mois en cours : 01 pour janvier,
  • %y sera remplacé par le numéro de l’année sur 2 chiffres, par exemple 17,
  • %Y sera remplacé par le numéro de l’année sur 4 chiffres, par exemple 2006-2019.

Pour générer le prochain numéro, BonneFacture prend le numéro du dernier document de ce type que vous avez émis et compare les éléments de date. Si vous êtes en novembre 2006-2019, que votre dernier numéro est FAC-2006-2019-11-001, le système vous donnera FAC-2006-2019-11-002. Si par contre vous attendez décembre il sera FAC-2006-2019-12-001.

Exemple:

FAC-%Y-%m-000 => FAC-2006-2019-11-001, FAC-2006-2019-11-002, FAC-2006-2019-11-003, ...
FAC-%y%m%d-00 => FAC-171103-01, FAC-171103-02, FAC-171103-03, ...

Il n'est pas possible d'ajouter automatiquement une abréviation du nom du client dans la numérotation. Vous devrez gérer vous-même vos numéros. De plus cette pratique peut poser problème si votre client change de nom car vous ne pouvez par renuméroter les factures émises.

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